A Prefeitura de Limeira, por meio das diretrizes da Política Municipal para Gestão de Documentos, implantada em 2019 pela Secretaria de Administração, realizará a doação de aproximadamente uma tonelada e meia de massa documental acumulada, para a Cooperativa.

A Comissão Multidisciplinar de Avaliação de Documentos de Arquivo, iniciou este ano a classificação e a eliminação de documentos da função de Recursos Humanos, Gestão de Informações e Documentos, e a massa documental acumulada do Arquivo Geral, conforme Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) aprovados por autoridade competente, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e autoriza a sua eliminação ou determina sua guarda permanente.

Após publicações dos PCs e TTDs e editais de Ciência de Eliminação no Jornal Oficial, os documentos foram fragmentados e serão enviados à coleta seletiva que fará sua destinação conforme dispõe a Lei nº 6.423/20. Até o final do ano serão destinados à eliminação aproximadamente cinco toneladas de massa documental.

Com a implantação da Política Municipal de Gestão de Documentos, a economia ao erário público foi de aproximadamente um milhão de reais, deixando de contratar empresa terceirizada para a implantação e execução do projeto que hoje está sob responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos e o Arquivo Geral (CADA) em parceria com as secretarias municipais.

Os parâmetros utilizados para elaboração do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos foram recomendados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, órgão responsável pela formulação de políticas públicas de Gestão de Documentos para o Governo do Estado, por meio do Centro de Atendimento aos Municípios (CAM).

ARQUIVO GERAL

A aplicação das ações da Política de Gestão de Documentos e a utilização do referido Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos permitirão a recuperação de documentos e das informações neles registradas com maior agilidade, racionalização da guarda de documentos, assegurando a preservação daqueles que apresentam valor histórico, informativo ou probatório e a eliminação de volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique sua guarda, respeitando a legislação e as necessidades administrativas, bem como os interesses da comunidade.

Entre as diversas secretarias do Executivo e o Arquivo Geral, a massa documental acumulada atualmente é de aproximadamente 425 toneladas e o trâmite de processos administrativos é de 165.233 por ano.

Através da parceria, entre a prefeitura, o Arquivo do Estado de São Paulo e Câmara Municipal, surgiu o convite para que Limeira fosse o polo para a realização do “Projeto de Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos - Referencial para o Poder Executivo Municipal do Arquivo Público do Estado”, tornando-se precursora de boas práticas na gestão de documentos e protagonista no desenvolvimento e aplicação da metodologia para a elaboração de um Manual de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos voltado aos municípios do estado de São Paulo.

Limeira servirá, desta forma, de apoio para outras cidades na elaboração e implementação de instrumentos de gestão de arquivos e na disseminação de boas práticas neste sentido.