A Prefeitura de Limeira oficializará o seu primeiro Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Gestão de Recursos Humanos, que corresponde a 300 tipos distintos de documentos produzidos por todos os departamentos. Em seguida, gradativamente, serão publicadas as outras tabelas contemplando todos os documentos das demais funções, tais como a Gestão Orçamentária e Financeira e Organização Administrativa, dentre outras.
O Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) são ferramentas de Gestão Documental, sendo que, o Plano de Classificação é um instrumento complementar que relaciona os documentos de acordo com a tipologia, função e subfunção. A Tabela de Temporalidade de Documentos, por sua vez, é um instrumento resultante da avaliação de documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda dos mesmos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e, autoriza a sua eliminação ou determina sua guarda permanente.
As vantagens da implementação do PC e TTD para o Poder Público, que será publicado neste sábado (7), está na economia dos recursos públicos, acessibilidade ao acervo documental com segurança, agilidade na guarda e na localização de documentos públicos. Com a implantação da Gestão Documental, o Executivo economizará ao erário, aproximadamente, um milhão de reais, deixando de contratar terceiros para a implantação e execução do projeto, que hoje está sendo realizado pela comissão em parceria com as secretarias municipais.
O PC e TTD foram elaborados pela Comissão Multidisciplinar de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação da Prefeitura, por meio do Método Funcional baseado no exercício rotineiro de funções e atividades que são comuns à todas as secretarias municipais e seus departamentos, conforme Lei Complementar nº 820/2018, alterada pela Lei Complementar nº 831/2019 e outros regulamentos pertinentes, o que assegura que a Tabela de Temporalidade de Documentos prevaleça mesmo em caso de mudanças organizacionais no Poder Executivo.
A comissão é composta por 17 profissionais que representam as diversas secretarias, e tem como objetivo a implantação efetiva da Política de Gestão de Documentos na Administração Municipal, para isso elaborou-se uma metodologia detalhada sobre a produção documental que foi aplicada com sucesso nas diversas secretarias, resultando no levantamento da tipologia de documentos produzidos, seus trâmites e características, utilizado para elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.
A utilização destas ferramentas permitirá a recuperação de documentos e de informações neles registradas com maior agilidade, racionalização da guarda de documentos, assegurando a preservação daqueles que apresentam valor histórico, informativo ou probatório e a eliminação de volumes de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique sua guarda, respeitando a legislação e as necessidades administrativas, bem como os interesses da comunidade.
Os parâmetros utilizados para elaboração do PC e TTD foram recomendados pelo Arquivo Público do Estado de São Paulo, órgão responsável pela formulação de Políticas Públicas de gestão de documentos para o Governo do Estado, por meio do Centro de Atendimento aos Municípios (CAM).
Através da parceria, entre o Poder Executivo do município, Arquivo Público do Estado de São Paulo e a Câmara Municipal de Limeira, surgiu o convite para que Limeira fosse o polo para a realização do “Projeto de Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos - Referencial para o Poder Executivo Municipal do Arquivo Público do Estado”, tornando-se precursora de boas práticas na gestão de documentos e protagonista no desenvolvimento e aplicação da metodologia para elaboração de um Manual de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos voltado aos municípios do estado de São Paulo. Limeira servirá, desta forma, de apoio para outras cidades na elaboração e implementação de instrumentos de gestão de arquivos, bem como na disseminação de boas práticas neste sentido.
ARQUIVO GERAL
Entre as diversas secretarias e o Arquivo Geral, a massa documental acumulada atualmente é de aproximadamente 85 mil caixas de documentos e o trâmite de processos administrativos chega a 200 mil por ano.
