A Prefeitura de Limeira, por meio da Secretaria de Administração, promove hoje (25) e amanhã (26), o primeiro treinamento em Gestão Documental aos servidores. Ministrada pela Comissão de Avaliação de Documentos de Acesso à Informação, a capacitação faz parte do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Função de Gestão de Recursos Humanos, implantados pela prefeitura recentemente. Ao todo, devem participar cerca de 150 servidores que atuam nos setores administrativos da prefeitura. A assessora executiva da pasta, Waldinês Pavanelli Boschiero, abriu a capacitação.

Durante o treinamento, foram passadas instruções para separação e eliminação de documentos, conforme critérios estabelecidos no plano e tabela, com o objetivo de otimizar o espaço no arquivo e preservar a memória dos documentos da prefeitura. Também foram passadas orientações aos servidores quanto ao manuseio de documentos importantes. O treinamento foi ministrado pela chefe do Departamento de Registro, Arquivos e Documentos da Câmara e membro da comissão, Giane Tavares Gonçalves Boscolo, e pela assistente de gabinete da Secretaria de Administração, Adelaine Cordeiro Ribeiro Féres.

GESTÃO DOCUMENTAL

O Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) são ferramentas de Gestão Documental, sendo que, o Plano de Classificação é um instrumento complementar que relaciona os documentos de acordo com a tipologia, função e subfunção. A Tabela de Temporalidade de Documentos, por sua vez, é um instrumento resultante da avaliação de documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda dos mesmos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e, autoriza a sua eliminação ou determina sua guarda permanente.

As vantagens da implementação do PC e TTD para o Poder Público está na economia dos recursos públicos, acessibilidade ao acervo documental com segurança, agilidade na guarda e na localização de documentos públicos. Com a implantação da Gestão Documental, o Executivo economizará ao erário, aproximadamente, um milhão de reais, deixando de contratar terceiros para a implantação e execução do projeto, que hoje está sendo realizado pela comissão em parceria com as secretarias municipais.

O PC e TTD foram elaborados pela Comissão Multidisciplinar de Avaliação de Documentos e Acesso à Informação da Prefeitura, por meio do Método Funcional baseado no exercício rotineiro de funções e atividades que são comuns a todas as secretarias municipais e seus departamentos, conforme Lei Complementar nº 820/2018, alterada pela Lei Complementar nº 831/2019 e outros regulamentos pertinentes, o que assegura que a Tabela de Temporalidade de Documentos prevaleça mesmo em caso de mudanças organizacionais no Poder Executivo.